RB General
RB General berfokus pada perbaikan sistem dan tata kelola internal pada instansi pemerintah. Pelaksanaan RB General diharapkan agar fokus dan percepatan sasaran strategis RB dapat tercapai secara keseluruhan, sesuai dengan fokus arahan dan sasaran Road Map RB setelah penajaman. Untuk mewujudkan hal tersebut di level mikro, terdapat beberapa tahapan dalam Pembangunan RB General, dimulai dari tahapan perencanaan, pelaksanaan, hingga monitoring dan evaluasi internal.
1. Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi (RMRB), meliputi:
1.1 Penetapan Prioritas Kegiatan Utama
1.2 Penetapan Target Kegiatan Utama
2. Penyusunan Rencana Aksi
3. Pelaksanaan Rencana Aksi
4. Monitoring dan Evaluasi
Tahapan Pembangunan RB General (K/L/D)
Tahapan Pembangunan RB General (K/L/D)
1. Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi (RMRB), meliputi:
Sesuai dengan Road Map RB, K/L/D (level mikro) melaksanakan RB dalam dua dimensi, yaitu:
1.1 Penetapan Prioritas Kegiatan Utama
-
Dimensi Prioritas Nasional yang telah ditetapkan oleh level makro dan meso berupa Kegiatan Utama dan telah ditetapkan dalam Road MapRB Nasional, serta bersifat mandatori.
Gambar 1
-
Dimensi Instansional merupakan Kegiatan Utama inisiatif K/L/D (di luar dari Kegiatan Utama mandatori) yang dapat memiliki leverage (percepatan) terhadap pencapaian Tujuan dan Sasaran RB.
Pada tahap ini, dalam hal K/L/D memiliki keterbatasan sumber daya, maka K/L/D perlu melakukan tahapan identifikasi tingkat prioritas seluruh Kegiatan Utama tersebut. Adapun contoh identifikasi tersebut dapat dilihat pada gambar 1. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan identifikasi prioritas kegiatan utama, yaitu sebagai berikut:
-
Kegiatan Utama mandatory bersifat wajib seluruhnya dan lebih prioritas dibandingkan Kegiatan Utama inisiatif K/L/D.
-
Seluruh Kegiatan Utama, baik yang mandatori maupun inisiatif K/L/D harus dilengkapi dengan indikator yang terukur.
-
Identifikasi prioritas Kegiatan Utama didasarkan pada empat faktor sesuai contoh atau lebih jika ada faktor lain yang dirasa perlu oleh K/L/D.
-
Skor masing-masing faktor dalam skala 1-10 (atau skala lainnya), kemudian diakumulasi.
-
Gambar 2 merupakan contoh, K/L/D dapat memodifikasi tools yang ada seperti pada contoh tersebut atau menggunakan tools lainnya.
-
Hasil identifikasi ini kemudian menjadi pertimbangan dalam menetapkan target tahunan RB K/L/D.
Gambar 2
Contoh pengisian form identifikasi prioritas Kegiatan Utama
.png)
Kegiatan utama dengan bobot tinggi ditetapkan sebagai Kegiatan Utama yang prioritas. Tabel ini adalah untuk membantu K/L/D jika memiliki keterbatasan dalam menetapkan mana Kegiatan Utama yang perlu segera dilakukan. Jika K/L/D tidak memiliki permasalahan keterbatasan sumber daya, maka seluruh Kegiatan Utama perlu dilakukan seluruhnya
1.2 Penetapan Target Kegiatan Utama
Target Kegiatan Utama digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan RB K/L/D. Penetapan Target ini perlu memperhatikan target minimal Road Map RB Nasional. Target Kegiatan Utama K/L/D dituangkan seperti pada ilustrasi berikut.
Gambar 3
Contoh Target Kegiatan Utama
Gambar tersebut merupakan ilustrasi, K/L/D dapat menggunakan dalam format lain jika diperlukan. Hal-hal minimal yang perlu ada adalah:
-
Kegiatan Utama diambil berdasarkan hasil identifikasi Prioritas Kegiatan Utama
-
Terdapat indikator Kegiatan Utama yang terukur dan relevan
-
Terdapat target tahunan yang terukur dan optimis
-
Koordinator adalah unit/satuan kerja yang memiliki fungsi untuk mengawal dan mengkoordinir Kegiatan Utama
-
Pelaksana adalah unit/satuan kerja yang perlu melaksanakan Kegiatan Utama
-
Kegiatan Utama Inisiatif adalah yang berorientasi hasil (bukan output) dan memiliki leverage (percepatan) terhadap pencapaian Tujuan dan Sasaran RB
Tahapan yang telah diulas merupakan tahapan yang akan masuk ke dalam Road Map RB K/L/D.
2. Penyusunan Rencana Aksi
Menyusun rencana aksi adalah tahapan untuk mengoperasionalkan strategi dan program yang telah ditetapkan dalam Road Map RB instansi. Rencana aksi secara umum terdapat dua tipe yaitu mandat instansi yang dirumuskan sesuai tupoksi intansi, dan inisiatif instansi yang merupakan inovasi dari instansi terkait.
Gambar 4
Contoh Rencana Aksi RB General
.png)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Rencana Aksi RB General:
-
Aksi yang dimaksud harus merupakan aksi yang memiliki dampak langsung terhadap capaian Kegiatan Utama.
-
Rencana aksi harus jelas dan terukur seperti contoh minimal pada gambar 5.
-
Target triwulanan berupa akumulasi dari triwulan-triwulanan sebelumnya.
-
Rencana Aksi merupakan output dari Tim Pengelola RB General, jika pada K/L/D terdapat Tim Pengelola RB General di level unit kerja, maka Tim tersebut perlu menyusun Rencana Aksi RB Unit Kerja.
-
Rencana Aksi RB Unit Kerja dapat terdiri dari penjabaran atas Rencana Aksi level pusat (level K/L/D) dan inisiatif unit kerja jika diperlukan.
-
Jika unit kerja memiliki Rencana Aksi di luar mandat level pusat, maka inisiatif tersebut harus melalui proses validasi level pusat terlebih dulu sebelum dimasukkan sebagai Rencana Aksi RB Unit Kerja.
-
Rencana Aksi RB General dan Tematik dapat beririsan, sehingga dalam proses perencanaan RB mikro, perlu dikoordinasikan secara komprehensif oleh Sekretariat K/L/D.
-
Contoh penjabaran Rencana Aksi RB General dari level pusat ke unit kerja dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 5
Penyusunan Rencana Aksi (Renaksi) RB General
.png)
-
Secara umum penyusunan rencana aksi pusat terdapat dua tipe, yaitu mandat instansi yang dirumuskan sesuai tupoksi instansi terkait dan inisiatif instansi yang merupakan inovasi dari instansi terkait
-
Masing-masing dari rencana aksi disusun oleh setiap unit kerja
-
Unit kerja dapat memberikan inisiatif rencana aksi
-
Setelah proses penyusunan masing-masing rencana aksi kemudian dilakukan proses validasi
3. Pelaksanaan Rencana Aksi
Pelaksanaan RB General didasarkan pada perencanaan RB yang telah ditetapkan. Tahapan ini merupakan hal strategis yang perlu didukung oleh kolaborasi dan keterlibatan unsur terkait. Adapun kunci keberhasilan pelaksanaan RB General meliputi:
A. Komitmen Pimpinan dan Seluruh Anggota
Komitmen yang kuat dari pimpinan dan seluruh jajaran untuk berubah (commitment to change) merupakan faktor penting dalam mencapai tujuan RB General. Dengan adanya komitmen kuat yang ditandai munculnya keterlibatan aktif dari pimpinan maupun seluruh jajaran, maka ide-ide luar biasa dan inovatif akan lebih mudah muncul. Saat ini baik pimpinan maupun jajaran dituntut semakin cepat tanggap agar mampu menangkap pesan dari masyarakat untuk membawa organisasi ke arah yang tepat dan lebih maju. Komitmen dalam hal ini adalah berorientasi hasil dan fokus pada akar masalah; inovatif dan terbuka atas ide baru; pengalaman dan pengetahuan; adaptif dan memanfaatkan teknologi; mengedepankan public value; serta kolaboratif dan partisipatif.
B. Menyelesaikan Akar Masalah
Seringkali dalam menyelesaikan sebuah permasalahan tidak berupaya mencari akar permasalahan, sehingga masalah yang sama muncul kembali. Dalam pelaksanaan RB perlu untuk menyelesaikan akar masalah sehingga tidak hanya fokus pada permasalahan yang terjadi, namun mengetahui dengan jelas penyebab yang signifikan untuk diintervensi sesuai Rencana Aksi yang telah disusun.
C. Kolaborasi
Kolaborasi diperlukan untuk mempercepat tercapainya tujuan RB, baik kolaborasi internal, lintas unit kerja, mupun dengan stakeholders terkait. Pada satu sisi, permasalahan RB semakin kompleks, namun di sisi lain pemerintah memiliki berbagai keterbatasan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Untuk mengatasi hal tersebut, isu strategis RB juga dapat berkolaborasi dengan berbagai unsur di luar pemerintah mulai dari swasta, akademisi, masyarakat, Non-Governmental Organization (NGO), dan lain sebagainya.
D. Mengelola Perubahan Melalui Agen Perubahan dan Penerapan Knowledge Management
Agar resistensi dapat dikurangi dan keberhasilan RB dapat dipercepat, maka dalam pengelolaan perubahan dapat dilakukan dengan strategi Agen Perubahan dan Knowledge management yang tepat. Agen perubahan merupakan perorangan/tim yang berperan sebagai katalis, penggerak perubahan, pemberi masukan alternatif solusi, dan penghubung komunikasi dalam proses pembangunan RB. Adapun penerapan Knowledge management diharapkan efektif meningkatkan kualitas pemahaman dan persepsi seluruh entitas internal maupun eksternal yang terkait dengan pelaksanaan RB.
Gambar 6
Gambar 7
.png)
xx.png)
4. Monitoring dan Evaluasi Internal
Langkah penting selanjutnya adalah melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan RB General. Monitoring dan Evaluasi dilakukan berdasarkan Rencana Aksi RB General. Monitoring dan evaluasi akan memberikan informasi penting ketika pelaksanaan rencana aksi tidak berjalan sesuai yang diharapkan, dilakukan analisis dan rekomendasi untuk mendorong perbaikan berkelanjutan. Hal tersebut dilakukan secara berkala pada tiap triwulanan dan tahunan oleh seluruh K/L/D oleh Evaluator Internal. Hal lebih lanjut akan diatur dalam Pedoman Evaluasi RB Instansi Pemerintah.
Gambar 8
.png)